Procesul nostru de lucru
Fiecare colaborare urmează un proces structurat, documentat și transparent, adaptat nevoilor dumneavoastră specifice.
Etapele procesului de organizare
De la primul contact până la livrarea dosarului final, fiecare etapă este documentată și comunicată.
Consultare și configurare
Discutăm nevoile dumneavoastră: volumul estimat de documente, periodicitatea (lunar, trimestrial, anual), structura preferată de contabilul dumneavoastră și orice cerințe specifice. Stabilim împreună formatul de livrare și semnăm acordul de confidențialitate.
Preluare documente
Preluăm documentele fizice direct de la sediul dumneavoastră din București sau prin curier. Documentele digitale pot fi transmise prin email sau prin platformă de partajare fișiere. La primire, semnăm un proces verbal de predare-primire.
Inventariere și verificare inițială
Numărăm și catalogăm toate documentele primite. Identificăm documentele incomplete, deteriorate sau ilizibile și vă informăm imediat. Verificăm dacă există lipsuri față de perioadele acoperite.
Sortare și clasificare
Fiecare document este clasificat pe tip (factură intrare, factură ieșire, chitanță, bon fiscal etc.), perioadă calendaristică și categorie (furnizor, client, cheltuieli etc.). Documentele sunt ordonate fizic și marcate conform structurii agreate.
Digitalizare
Documentele fizice sunt scanate la rezoluție adecvată (minimum 300 DPI pentru documente standard). Fișierele sunt denumite conform convenției agreate și organizate în structura de foldere stabilită. Fiecare fișier este verificat pentru lizibilitate.
Verificare finală și control calitate
Dosarul complet (fizic și digital) este verificat de o a doua persoană înainte de livrare. Verificăm completitudinea, corectitudinea clasificării și lizibilitatea tuturor documentelor digitalizate.
Livrare dosar final
Predăm dosarul fizic și/sau digital, însoțit de un recapitulativ complet al documentelor incluse. Dosarul este gata de predat direct contabilului dumneavoastră. Putem livra direct la biroul contabilului, dacă este cazul.
Standarde de lucru
Principiile după care ne desfășurăm activitatea în fiecare colaborare.
Confidențialitate totală
Toți colaboratorii semnează acorduri de confidențialitate. Documentele nu sunt accesate de persoane neautorizate.
Formate standardizate
Livrăm fișiere PDF/A pentru arhivare pe termen lung, cu structură de foldere clară și denumire consecventă.
Termene clare
Stabilim de la început termenul de livrare și respectăm angajamentele, cu notificare prealabilă în caz de întârziere.
Comunicare continuă
Vă informăm la fiecare etapă importantă și comunicăm imediat orice problemă identificată în documente.
Începeți colaborarea
Contactați-ne pentru a discuta despre nevoile dumneavoastră și a stabili detaliile colaborării.
Contactați-neAveți întrebări?
Citiți mai multe despre serviciul nostru sau contactați-ne direct pentru clarificări.
Cum funcționează